MICE Poland, maj 2012


Z PRESTIŻEM W ŻAGLACH

Istnieją aktywności, na które moda przemija. Pędzący czas tak bardzo je modyfikuje, że coraz mniej przypominają pierwowzory a stają się ekstremalnymi sportami dla  nielicznych śmiałków. Niektóre z nich powracają w pierwotnej formie aby, równolegle do swoich ultranowoczesnych odmian, osiągnąć stabilne status quo.

W Polsce, jedną z pierwszych zabaw tego typu był paintball. Choć na przestrzeni lat bywał czasem trochę passe, powroty jego popularności wspomagają nasi filmowcy. Obrazami „Och Karol 2”, „Wyjazd integracyjny” czy popularnym ostatnio serialem „Przepis na życie”, znacznie przejaskrawiają korporacyjną rzeczywistość ale nie pozwalają o paintballu zapomnieć, co daje się odczuć w tegorocznych zapytaniach.

Nie promowane przez krajową kinematografię ale i bez tego konsekwentnie pozyskujące coraz większe uznanie jest za to żeglarstwo. Dzięki sukcesywnemu podnoszeniu standardów oraz inwestycjom w infrastrukturę, jachting dynamicznie rozwija się i staje się bardzo docenianym przez korporacje narzędziem integracyjnym.

Mazury, z regionu aspirującego do listy światowych Cudów Natury, same stały się promotorem dla Polski i marką zauważalną na świecie. Jeśli nie ustaną wysiłki na rzecz stworzenia spójnej, narodowej strategii ich promocji, możliwe, że niedługo okażą się znacznie większą europejską atrakcją turystyczną od udekorowanego plastikowym potworkiem, perełki szkockiego majstersztyku marketingowego - jeziora Loch Ness.

Możemy być dumni z naszych Mazur. Możemy być też dumni z rodzimych stoczni, produkujących coraz nowocześniejsze, luksusowe i bezpieczne jachty. Rejs nimi po Mazurach to prestiż i czysta przyjemność.


 

    MICE Poland, kwiecień 2012


PRAWO ZADAWANIA PYTAŃ

Gdy w kwietniu 2007 roku UEFA przyznała Polsce i Ukrainie prawa do organizacji Euro 2012, rozpostarto przed nami wizję skoku cywilizacyjnego. Oprócz budowy setek kilometrów autostrad, wyliczano krociowe zyski, które miały przynieść stadiony jako areny wielkich eventów sportowych, rozrywkowych i biznesowych, ale podkreślano również potrzebę poprawy standardu obsługi turystycznej.

Kilka lat wcześniej ubawiła mnie rysunkowa satyra na stan przygotowań do Letniej Olimpiady 2004 roku w Atenach, gdzie lekkoatleci, biegnąc po olimpijskiej bieżni, zamiast płotków przeskakiwali… budowlane rusztowania. Dziś, na dwa miesiące przed rozpoczęciem w Polsce Euro 2012, już nie jest mi tak wesoło.
 
Koszt budowy Stadionu Narodowego budzi duże kontrowersje. Ale niewiele jest też robione, by należycie ten obiekt wykorzystać po mistrzostwach. Roczne utrzymanie stadionu wycenia się na ponad 30 mln zł. Dlaczego więc przedstawiciele naszej reprezentacji nie widzą interesu aby rozgrywać na nim mecze, a dotychczas oprócz koncertów Madonny i Coldplay, nie udało się zaplanować tu żadnej liczącej się imprezy?

Nie zawsze napawa też nadzieją kondycja obsługi w obiektach turystycznych. Na moją niedawną prośbę, skierowaną podczas planowania eventu do dyrektorki ogólnie dostępnego zamku, usłyszałem, iż nie otrzymam zdjęć sali (wynajem której wyceniła na kilka tys. zł), gdyż „zamek nie rozpowszechnia

wizerunku swoich komnat”, a w ogóle to „powinienem cieszyć się, że mogę zadawać jej jakiekolwiek pytania”. Czyżby więc przysłowiowy byk, złapany 5 lat temu przez nasz kraj za rogi, bardziej niż hiszpańską korridę, nadal przypominał rodzimą, poczciwą mućkę…?

Marcin Krzyżewski



 

    MEETING PLANNER, 26 marca 2012


Meeting Planner:  Jak rozwiązać problem zapytań kierowanych do dużej liczby agencji? Czy ich ignorowanie rozwiąże problem?

Marcin Krzyżewski: Agencje chcące zignorować zapytanie ofertowe niewiele w obecnej sytuacji prawnej są w stanie realnie wskórać. Takie praktyki były i nadal będą stosowane przez korporacje, gdyż przynosi to im oczekiwany efekt. Pozyskują szeroki przegląd aktualnych trendów a korporacyjny pracownik odpowiedzialny za dostarczenie swoim przełożonym gamy pomysłów, zaspokaja w ten sposób swój służbowy obowiązek. Dla osiągnięcia tego celu niemałe koszta agencji nie są brane pod uwagę.

Słuszna i wspólna walka z takimi praktykami jest w stanie zintegrować ze sobą kilka agencji, które zaangażują się w organizację jakiegoś typu akcji sprzeciwu, ale na pewno nie zjednoczy całej branży. Ze względu na wiele czynników każda agencja ma inne oczekiwania dotyczące swoich wynagrodzeń, a wydarzenie, o organizację którego korporacja wysyła zapytania, ktoś i tak musi zrealizować.

Domyślam się, że poniższa teza dla niektórych może zabrzmieć złowieszczo, ale być może jedynym rozwiązaniem dla tego i wielu innych problemów, z którymi od lat boryka się nasza branża, byłoby stworzenie nie stowarzyszenia ale korporacji eventowej, poza którą nikt nie miałby prawa do prowadzenia działalności w tym zakresie. Wtedy ustalenie jednolitych standardów współpracy ze zleceniodawcami oraz kodeksu etycznego nie stanowiłoby żadnego problemu.

Praca nad projektami na zapytania, co do których zachodzi podejrzenie, że zostały rozesłane do wielu agencji, jest przede wszystkim niekomfortowa dla tych agencji, które mimo takiej wiedzy, podejmują się jednak złożyć swoją ofertę. Na takim działaniu traci również sama korporacja, która nie otrzymuje wówczas propozycji najwyższej jakości, które byłyby wykreowane i uszyte specjalnie dla niej.

W tym kontekście problemami są dla branży zarówno zapytania z nieograniczoną liczbą przystępujących do procedury agencji, jak i ukrywanie przez korporacje innych podmiotów starających się o kontrakt, a przede wszystkim zwycięzców przetargów. Ogromne utrudnienia w naszej pracy stanowi także utajnianie budżetów, bez wiedzy o których możemy dowolnie przestrzeliwać się z naszymi propozycjami w obie strony. Jednym z największych problemów jest spotykany czasami brak wiedzy pracownika ogłaszającego konkurs ofert na temat faktycznych oczekiwań korporacji wobec planowanego przedsięwzięcia.


 

    MICE Poland, marzec 2012


IRLANDZKIE INSPIRACJE…

17 marca, obchodzony jest na świecie Dzień Św. Patryka. To najważniejsze dla Irlandii święto również w Polsce cieszy się dużą popularnością.

Na naszym rynku działa co najmniej kilka, specjalizujących się w muzyce celtyckiej zespołów folkowych na światowym poziomie a w lutym br. krążek grupy Carrantuohill, jako pierwszy niezależny fonogram folkowy, otrzymał miano platynowej płyty.

Zainteresowania kulturą celtycką doświadczam też za pośrednictwem eventów o tej tematyce. Rywalizacja klanów, w połączeniu z mistrzowskimi pokazami widowiskowych tańców irlandzkich, przy akompaniamencie żywej muzyki, pozwalają nie tylko na świetną zabawę ale również wspaniale integrują.

Zielona Wyspa fascynuje kulturowo i przyrodniczo. Powinna nas jednak nadal inspirować także gospodarczo. W tym samym czasie gdy w Irlandii obniżane są podatki od usług związanych z turystyką, u nas wprowadza się spowalniające rozwój branży, opodatkowanie uczestnictwa w imprezach integracyjnych.

Podczas organizowanych do Irlandii wypraw krajoznawczo-przygodowych, każdorazowo orzeźwia mnie, niczym pinta zimnego Guinnessa, tradycja spędzania wolnego czasu w pubach. Ludzie są tu bliżej siebie. Bez uprzedzeń ani barier wiekowych bawią się oraz wymieniają poglądami. Zupełnie wyjątkowe jest też poczucie jedności, jakie wytwarza się podczas tańców w zamkniętych kręgach.

Zapewne dzięki tej integracyjnej sile tradycji, społeczeństwo irlandzkie jest przyjazne sobie i innym a Irlandię charakteryzuje daleko idąca swoboda gospodarcza. Dobrze byłoby aby przy okazji Dnia Św. Patryka o tych irlandzkich mądrościach pomyśleli nasi rządzący.

Marcin Krzyżewski


 

    MICE Poland, luty 2012


NIE RUSZAJMY Z BATOGAMI …NA SIEBIE

Odbierając w Teatrze Wielkim, Paszport Polityki za 2011r., Maciej Szajkowski, twórca i muzyk projektów: „Kapela ze Wsi Warszawa” i „R.U.T.A.”, przypomniał fakt obciążenia od 2011r. kultury 23% VAT-em.

Opodatkowanie to zostało ledwie dostrzeżone przez media branżowe, choć dla części agencji jest dość brzemienne w skutkach. O ile nie ma ono wpływu na współpracę z biznesem, to już przy braku możliwości rozliczania się na zasadach ogólnych z VAT przez instytucje samorządowe, utrudnia agencjom organizację eventów plenerowych dla mieszkańców na zlecenia urzędów. Ich realizacja w zakresie koncertów stała się bowiem o prawie ¼ droższa.

Szajkowski, niczym Szela naszych czasów, w obecności najważniejszych osób w Państwie, dał jasny wyraz niezadowolenia: „Miejmy nadzieję, że aby ten problem rozwiązać, nie będziemy musieli ruszyć z batogami” - powiedział, a widownia przyjęła jego wypowiedź aplauzem.

Być może zbyt dosłownie wzięły ideę tej waleczności do siebie dwa największe portale branżowe, nawiązując ze sobą zaskakującą bitwę o prawo do korzystania z narzędzia eventowego, które od lat jest znane i stosowane na świecie.

Sięganie po narzędzia zaadaptowane na określone cele przez innych, na pewno nie należy do najbardziej kreatywnych postępowań i ma prawo budzić kontrowersje. Jednak odpowiedzialność za problemy i kondycję branży, powinny wykluczać z konstruktywnej dyskusji zarzuty ferowane na granicy absurdu.

Jeśli przekroczymy tę granicę może być nam jeszcze trudniej niż dziś identyfikować i potępiać działania faktycznie nieetyczne. A zamiast rozwiązywać razem wspólne problemy, chwycimy za batogi …ale przeciw sobie.

Marcin Krzyżewski


 

    MICE Poland, kwiecień 2011 (4/90)


Temat numeru - PIKNIKI

Wśród korporacji mających swoje siedziby zlokalizowane w Warszawie pikniki nie stanowią najpopularniejszej formy spotkań firmowych. Szefowie firm dochodzą do wniosku, że znacznie skuteczniejsze z punktu widzenia budowy zespołu są wyjazdy i spotkania integracyjne, które czasem łączą z realizacją celów szkoleniowych lub konferencyjnych. Wyjątek stanowią korporacje posiadające w Polsce swoje działy produkcyjne. Dla pracowników tego szczebla jest to najczęściej jedyne spotkanie rekreacyjno-integracyjne w roku i wówczas tendencją jest zapraszanie pracowników wraz z rodzinami.

Eventman zorganizował szereg takich imprez plenerowych dla od kilkuset do kilku tysięcy uczestników a z pikników otwartych oferowanych przez naszą firmę korzystają również urzędy miast i gmin, które zlecają nam ich organizację na rzecz lokalnych społeczności.

Z organizacyjnego punktu widzenia nie ma żadnych ograniczeń w doborze lokalizacji pikniku. Warunkiem jest wyodrębnienie optymalnej przestrzeni, która będzie w stanie pomieścić odpowiednią infrastrukturę dopasowaną do liczebności grupy docelowej. Przestrzeń ta powinna zostać bardzo precyzyjnie zaplanowana. Stanowi to w dużej mierze o funkcjonalności miasteczka piknikowego i komforcie uczestników.

Toalety (najlepiej ze względów higienicznych z umywalkami), również powinny uwzględniać liczbę zaproszonych osób oraz muszą zostać usytuowane z dala od stanowisk cateringowych. Podczas imprez plenerowych obowiązkowe powinny być zadaszenia oraz ławostoły mogące pomieścić minimum 50 a najlepiej 80-100% spodziewanych uczestników. Ze względu na spore koszta infrastruktury, dobrze jest zdywersyfikować rodzaj zadaszeń i sprowadzić nie tylko hale namiotowe ale również parasole, dostępne obecnie w najróżniejszych wymiarach, kształtach i kolorach.

Koszt pikniku ustalony jest z góry więc zleceniodawcy chcą mieć pod kontrolą wszystkie wydatki. Dlatego wraz z zaproszeniami na tego typu imprezy, dystrybuowane są wśród pracowników kupony na grilla i napoje. Pozostałe atrakcje pikników firmowych, najczęściej dostępne są dla wszystkich uczestników bez ograniczeń, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i przepustowości tych atrakcji. Na imprezach miast i gmin bywa z tym różnie.

Jeśli piknik odbywa się na wolnej przestrzeni, obowiązkowe powinno być wygrodzenie obszaru aktywności piknikowych. Niezbędna jest również ochrona (tutaj czasem istotne znaczenie może mieć ustawa o organizacji imprez masowych) oraz stanowisko opieki medycznej. Obecność ratowników medycznych to zresztą doskonały pretekst aby jedną z atrakcji piknikowych (bez względu na jego temat przewodni) był pokaz udzielania pierwszej pomocy, którą to umiejętnością nadal potrafi pochwalić się tylko nieliczny odsetek naszego społeczeństwa. Zawsze powiadamiamy też o takim wydarzeniu straż pożarną, policję i straż miejską.

Przygotowanie pikniku dla kilku tysięcy uczestników jest ciut większym wyzwaniem logistycznym niż organizacja eventu dla stu kilkudziesiąciu osób w hotelu, niemniej dla agencji potrafiących przewidzieć jednocześnie wiele czynników, produkcja pikniku nie stanowi poważniejszego problemu organizacyjnego.

Aranżacja przestrzeni piknikowej, dobór atrakcji do tematu przewodniego (odpowiednich dla dzieci jak i dla dorosłych), czy umiejętność sprawnego zarządzania znacznie większym zespołem organizacyjnym i technicznym, wymaga doświadczenia. Stąd nie każda agencja posiada w swojej ofercie organizację pikników a już na pewno nie każda je faktycznie organizowała. Z uwagi na zminimalizowanie zagrożeń związanych z powodzeniem takich przedsięwzięć, korporacyjni event planerzy, powinni bardzo dokładnie prześwietlać agencje pod kontem dotychczasowych realizacji.

Dobrymi miejscami na zlokalizowanie pikniku są lotniska, ośrodki wypoczynkowe na obrzeżach miast, parki lub tereny leśne (pod warunkiem uzyskania odpowiednich zezwoleń). Jednak umiejscowienie pikniku powinno być również zdeterminowane jego tematem przewodnim gdyż niektóre z nich wymagają np.: sąsiedztwa zamku lub pałacu lub profesjonalnej infrastruktury sportowej.

Lokalizacja pikniku powinna zostać również zaplanowana z uwzględnieniem transportu uczestników. Optymalnie jest jeśli z pikniku można wrócić do domu komunikacją miejską. Nie zawsze jest to możliwe i wtedy należy zabezpieczyć wahadłowe transfery autokarowe do ustalonego węzła komunikacyjnego lub pod zakład zleceniodawcy.

Marcin Krzyżewski


 

    MICE Poland, marzec 2011 (3/90)


Założenia przetargów nie od dzisiaj budzą kontrowersje wśród przedstawicieli agencji eventowych, jednak są znacznie bardziej przejrzystą formą dokonywania wyboru zleceniobiorców przez korporacje niż zwykłe konkursy ofertowe.

Podstawową przewagą przetargów są jasne kryteria oceny składanych ofert. Potencjalny zleceniobiorca, musi spełnić szereg, czasem dość restrykcyjnych warunków, co ma stanowić swoiste zabezpieczenie dla korporacji czyli zminimalizować ryzyko związane z organizacją wydarzenia. Faktem jest, że niektóre ogólne warunki współpracy z dostawcami (bo tak jesteśmy w nich oznaczani) nijak nie przystają do prowadzonej przez nas działalności i świadczonych usług. Ale też nie ma co stroić się w piórka i czepiać formy, gdyż de facto zawsze będziemy dla korporacji jednym z dziesiątek a czasem setek dostawców towarów i usług, więc w większości przypadków nikt nie będzie specjalnie dla naszej branży tworzył oddzielnych regulaminów czy warunków współpracy. Ba, założenia do tych warunków niejednokrotnie powstają  w siedzibach zagranicznych właścicieli polskich spółek-córek, i są tworzone w pewnym oderwaniu od naszych realiów.

Spotkałem się w czasie jednego z takich przetargów organizowanego przez dużą firmę energetyczną o korzeniach niemieckich, z instytucją „skonta”. Jednym z podstawowych warunków była zgoda na otrzymanie całej zapłaty za realizację przedsięwzięcia złożonego z kilku wyjazdów integracyjnych dopiero po 30 dniach od daty skutecznego dostarczenia faktury, wystawionej po ostatnim wyjeździe. Ogólnie rzecz ujmując, zaakceptowanie „skonta” podczas przetargu, w którym znaczny procent oceny oferty stanowi kryterium ceny, więc wskazana jest daleko idąca samodyscyplina przy określeniu wynagrodzenia, może doprowadzić do znacznego obniżenia oczekiwanego przychodu. „Skonto” to bowiem nic innego jak pobranie przez korporację nawet kilku procent kosztu łącznego przedsięwzięcia, jeśli zapłata zostanie przez nią dokonana przed wyznaczonym terminem. Nie mogąc zgodzić się na taki zapis, zakwestionowaliśmy go jeszcze przed złożeniem w zalakowanej kopercie oferty i wszelkich innych wymaganych oświadczeń i dokumentów. W odpowiedzi otrzymaliśmy pisemne zapewnienie, że w razie wyboru w procedurze przetargowej naszej agencji, zapis dotyczący „skonta” zostanie usunięty z umowy. Zapewnienia dotrzymano. To tylko jeden z wielu przypadków, w których okazuje się, że korporacja to przede wszystkim ludzie, którzy często są otwarci na racjonalne argumenty drugiej strony - nawet jeśli jest nią tylko „dostawca”.

Ale bywa też, że zapisy stawianych w przetargach warunków są kontrowersyjne. Podstawowymi kryteriami, na które należało się zgodzić przystępując do przetargu w polskiej filii amerykańskiej korporacji z branży elektronicznej był m.in.: zapis warunkujący zapłatę całości kosztów po 45 dniach od dostarczenia faktury, co skutkowało nie tylko kredytowaniem wielkiej korporacji, ale przekraczało też fiskalne terminy do zapłaty podatków od przychodów, które dopiero za jakiś czas miały fizycznie wpłynąć. Ale przede wszystkim zapłata ta była uzależniona od przedstawienia po realizacji kompletu kopii wszystkich faktur i umów, otrzymanych i podpisanych z wykonawcami. Oznaczałoby to udostępnienie nie tylko danych naszych wykonawców ale też wypracowywanych niekiedy latami warunków współpracy. Być może ktoś będzie w stanie przekonać mnie, że nie narusza to zasad współżycia społecznego lub tym bardziej tajemnicy handlowej, niemniej w tym wypadku, choć organizowaliśmy już wcześniej spotkania wyjazdowe dla tej korporacji, wyszliśmy z założenia, że mamy pełne prawo do tak sformułowanego przetargu nie przystąpić.

Należy zauważyć, że mimo zdarzających się w przetargach niekorzystnych zapisów, ogromną ich zaletą są jasno przedstawione wytyczne i zasady możliwej współpracy, kryteria oceny oraz terminy złożenia, a przede wszystkim również rozpatrzenia ofert. Jest to niezwykle istotne z uwagi na ważność dokonywanych rezerwacji, potwierdzających dostępność hoteli oraz innych atrakcji na potrzeby przyszłej realizacji. Precyzyjne określenie warunków pozwala agencjom już na wstępie podjąć decyzję czy są zainteresowane przystąpieniem do procedury przetargowej.

Najpowszechniejszą formą wyboru usług dostarczanych przez agencje eventowe i wyłaniania zleceniobiorcy pozostają jednak uproszczone konkursy ofert, które ogłaszane są z reguły przez firmy mniejsze albo oddziały globalnych korporacji cieszące się w Polsce większą autonomią. Nie stawiają one tak restrykcyjnych wymagań. Nie wymagają też podpisania przez agencje cyrografu na kredytowanie przez 2-3 miesiące, znacznie większych graczy rynkowych. W ogromnej większości przypadków, nieporównywalnie upraszcza to procedury oraz otwiera agencjom wielokrotnie większe możliwości organizacyjne, co odbywa się z ogromną korzyścią również dla tych korporacji.

W konkursach ofertowych brak jest najczęściej oficjalnie określonych i równych dla wszystkich oferentów zasad, które zobowiązują do odpowiednich działań i określonego postępowania obie strony. Bywa więc, że w tej formule agencje są niestety czasem wykorzystywane. Zdarzyło nam się np.: usłyszeć po złożeniu oferty, że były one zbierane „tylko dla ogólnej orientacji”. A stało się już zupełnie nagminne, że zleceniodawcy nie chcą podawać merytorycznej przyczyny odrzucenia oferty. Jest to zupełnie niezrozumiałe gdyż nie daje korporacji szansy na otrzymanie w przyszłości znacznie lepiej dla niej skrojonej propozycji. Do najbardziej skrajnych przypadków braku szacunku dla wszelkich procedur możemy zaliczyć konkurs zorganizowany jakiś czas temu przez dużą firmę deweloperską. Po szeregu spotkań zostaliśmy poinformowani, że konkurs wygraliśmy i poproszono nas o przygotowanie umowy. Draft, podobnie jak oferta, został przez klienta zaakceptowany i z naszej strony podpisany. Następnie, już na etapie dopełniania formalności przez korporację, jeden z dyrektorów polecił przeprowadzenie naszego autorskiego programu swojemu znajomemu a gotowa umowa nigdy do nas nie wróciła. Ze względu na fakt, iż te najbardziej bulwersujące sytuacje zdarzają się niezwykle rzadko, nie będę rozwijał tego tematu, niemniej należy zauważyć, że problem nadużyć przy braku jasnych reguł, jednak istnieje i bije w nas wszystkich.

Nie od dziś wiadomo, że w jedności jest siła więc aby przeciwdziałać takim sytuacjom i minimalizować ich skutki, agencje powinny podjąć w końcu decyzję o zrzeszeniu się w jedną silną strukturę, która miałaby umocowanie do reprezentowania branży i chronienia jej interesów. Istnieje szereg spraw, których uregulowanie mogłoby znacznie usprawnić nam pracę. Wśród nich stworzenie jednolitego dla wszystkich agencji kodeksu postępowania etycznego. Ale też zabieganie o ograniczenie nieprawidłowości powstających czasem po stronie korporacji jako organizatorów konkursów. Tutaj należałoby, za przykładem branży reklamowej, rozważyć czy część naszych bolączek nie ustałaby po wprowadzeniu obowiązkowej, choćby symbolicznej odpłatności za składane oferty. Konieczność zapłaty musiałaby natomiast wiązać się z opracowaniem procedur chroniących zarówno korporacje jak i dobre imię branży, przed niekompetencją niektórych agencji. Ważnym elementem działalności takiej struktury, powinno być też nie tylko podnoszenie kompetencji i standardów wewnątrz branży ale również podwyższanie świadomości charakteru i specyfiki naszej pracy wśród event plannerów w korporacjach. Jednym z takich celów powinny być starania o profesjonalizację briefów. W naszym interesie jest aby były one dobrze przemyślane, skonsultowane wewnętrznie przez osoby dokonujące później oceny i zatwierdzające wybór oferty, dopracowane merytorycznie, wyczerpujące oraz obowiązkowo: odpowiadające faktycznym celom i oczekiwaniom związanym z planowanym przedsięwzięciem.

Natomiast budżety mogłyby nie być okryte tajemnicą bo ich skrywanie nie leży już zupełnie w niczyim interesie i dobrze byłoby aby korporacje to zrozumiały. Ale obawiam się, że zaczynam już niestety zbyt głęboko wchodzić w strefę science fiction…

Marcin Krzyżewski